人在職場(chǎng)，每天有如陀螺般忙得轉(zhuǎn)個(gè)不停，大家抱怨著工作苦，工作累，工作辛苦沒的睡。
但是仔細(xì)思量，如此這般，到底是工作量太大？老板太苛刻？還是自己效率低，工作方法有問題？
也許大多數(shù)情況下是因?yàn)槲覀儧]有學(xué)會(huì)如何聰明地做事，掌握對(duì)的工作方法，才讓自己每天累得半死。
本文整理了如下15種可以優(yōu)化工作流程和提高效率的方法，幫助你更高效輕松地完成工作。
1、做日/周工作計(jì)劃并經(jīng)常回顧
不管你習(xí)慣用PPT，Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個(gè)日／周工作計(jì)劃，包括上周工作進(jìn)展和本周工作計(jì)劃。
針對(duì)每一項(xiàng)工作或任務(wù)，都要詳細(xì)標(biāo)注開始和截止時(shí)間，交付物是什么，需要對(duì)接的有哪些部門和同事，有什么樣的KPI等等。
這樣方便自己定期回顧任務(wù)的狀態(tài)，是待開始，進(jìn)行中，延誤還是取消，有利于自己針對(duì)不同情況采取下一步措施。
2、會(huì)議前的高效準(zhǔn)備
參加會(huì)議時(shí)，我經(jīng)常看到一些人匆忙坐下，一臉茫然地看著主持人，被問到項(xiàng)目進(jìn)展，支支吾吾，一看就是沒有什么準(zhǔn)備。
為了避免這種尷尬局面，需要提前做這些準(zhǔn)備：
提前看看會(huì)議日程，和自己相關(guān)的部分主要涉及什么話題；
是否需要對(duì)上次未完成事項(xiàng)進(jìn)行更新；
是否需要提前搜集和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，資料及文件；
是否需要提前聽取有關(guān)部門意見等等。
3、學(xué)會(huì)判斷任務(wù)優(yōu)先級(jí)
每天手頭的工作很多，既有正在進(jìn)行中的，也有被領(lǐng)導(dǎo)和同事臨時(shí)甩過來的，如果不分輕重緩急，就會(huì)感覺毫無頭緒，倍感焦慮。
因此需要學(xué)會(huì)根據(jù)這樣兩個(gè)維度判斷任務(wù)的先后順序。即：
重要性（重要vs.不重要）
緊迫性（緊急vs.不緊急）
根據(jù)這兩個(gè)維度可以劃分出4個(gè)象限，將待辦事項(xiàng)依次放入4個(gè)象限，就可以清晰判斷出，緊急而重要的事情一定是最有優(yōu)先級(jí)，需要馬上處理的。
4、多種溝通渠道并用，而不是單純依賴于郵件
電子郵件儼然已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部交流和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件，會(huì)議通知，討論問題，匯報(bào)工作無一例外都是通過郵件完成。
但如果此時(shí)你完全依賴郵件一個(gè)溝通渠道，會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)真的會(huì)壞事，尤其重要或緊急的工作。
因?yàn)猷]件不是即時(shí)通訊系統(tǒng)，人們不是隨時(shí)在線或者隨時(shí)可以回應(yīng)的，比如會(huì)議中或外出時(shí)間，就無法做到隨時(shí)回復(fù)。
所以如遇緊急重大問題或通知，一定記得打電話反復(fù)確認(rèn)，確保萬無一失。
5、未完成事項(xiàng)提醒
有的人非常喜歡將“告示貼”（或叫“口水貼”）貼在工位擱板上，上面寫滿了待辦事項(xiàng)或需要特別提醒或關(guān)注的事項(xiàng)。這的確是個(gè)很好的辦法。
小小一塊貼紙，記錄了事項(xiàng)的重點(diǎn)，比如時(shí)間，電話，找誰。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成，需要趕緊搞定，因?yàn)槟憧隙ń邮懿涣艘粡堎N紙?jiān)谀抢锖脦滋於紟h然不動(dòng)。
一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項(xiàng)貼上去，頗有成就感。
6、先梳理一天工作內(nèi)容
為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時(shí)候，將自己的日歷（或者電子日歷）打開，看看今天的主要工作內(nèi)容有哪些，然后根據(jù)優(yōu)先級(jí)分配自己的工作時(shí)間和精力。
這樣就可以讓自己做到心中有數(shù)，不僅不會(huì)遺漏重要工作，還會(huì)容易把控節(jié)奏，自信滿滿迎接新一天。
7、番茄工作法
就是選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。
這樣我們就會(huì)比較容易專注在工作本身，而不容易走神或下意識(shí)地刷手機(jī)。因?yàn)槿说淖⒁饬σ坏┍淮驍啵匦麻_始回到之前的狀態(tài)需要花費(fèi)更長的時(shí)間。
8、將本周或下周待開會(huì)議提前發(fā)出邀請(qǐng)
很多人習(xí)慣臨時(shí)抱佛腳，突然發(fā)出邀請(qǐng)召集同事開會(huì)，這么做通常效果很差，因?yàn)闆]有提前預(yù)約，同事要么在出差，要么這個(gè)時(shí)間段已經(jīng)被占用。
服務(wù)熱線
0356-3043986